Requisições de compra

O módulo de Compras organiza o processo de compra da propriedade em três etapas encadeadas:

Requisição de compra — o que a propriedade precisa comprar.
Propostas de fornecedores — o que cada fornecedor cotou, com leitura automática do documento pelo assistente de IA.
Pedido de compra — o que foi efetivamente comprado, gerado automaticamente quando a requisição é aprovada.

A requisição é o ponto de partida. Ela reúne os itens, recebe as propostas, permite comparar preço a preço e termina com uma decisão: aprovar com a proposta vencedora ou rejeitar. A partir da aprovação, o acompanhamento passa para o pedido de compra.

Antes de começar

Para usar o módulo você precisa ter cadastrado:

A propriedade para a qual a compra será feita.
As empresas fornecedoras em Empresas, com a categoria Fornecedor — só elas aparecem ao anexar uma proposta.
Os tipos de recurso que a propriedade costuma comprar (adubos, defensivos, peças, combustível). Não é obrigatório: um item que não existe no catálogo pode ser digitado como texto livre.

Dica: quando o item vem do catálogo, o app já preenche o nome e a unidade, e a leitura das propostas consegue reconhecer o item automaticamente. Vale cadastrar os tipos de recurso mais comprados.

Situações da requisição

Situação	O que significa
Rascunho	Requisição em montagem. Os itens podem ser editados livremente.
Aberta para propostas	Os itens ficam travados. É a partir daqui que as propostas dos fornecedores podem ser anexadas e revisadas.
Em aprovação	Ao menos uma proposta foi revisada. A aba Aprovação já permite comparar e decidir.
Aprovada	Uma proposta foi escolhida como vencedora e o pedido de compra foi gerado. Situação final.
Rejeitada	Nenhuma proposta foi escolhida. Nenhum pedido é gerado. Situação final.
Cancelada	Descartada antes da aprovação. Só é possível a partir de Rascunho ou Aberta para propostas. Situação final.

O fluxo normal é Rascunho → Aberta para propostas → Em aprovação → Aprovada.

Importante: as situações Aprovada, Rejeitada e Cancelada são definitivas. Não existe reabertura: para tentar de novo, crie uma nova requisição.

Criar uma requisição

Abra o módulo.

Clique no item Compras da barra de navegação e selecione a opção Requisições de compra.
Inicie uma nova requisição.

Clique no botão +.
Preencha a identificação.

Informe a propriedade, um título que identifique a compra (por exemplo, “Adubação do talhão 3”), a data em que os itens precisam estar na propriedade e, se quiser, observações.
Monte a lista de itens.

Clique em Adicionar item. Digite o nome do item: o app busca no catálogo de tipos de recurso e sugere os correspondentes. Escolha um deles ou continue digitando para registrar um item em texto livre. Informe a unidade, a quantidade e, se precisar, uma observação do item.
Salve.

Clique em Salvar rascunho para continuar montando depois, ou em Abrir para propostas para travar os itens e começar a receber cotações.

A requisição recebe um número sequencial por propriedade.

Observação: para abrir a requisição é preciso ter pelo menos um item, e toda quantidade precisa ser maior que zero. Se faltar algo, o app avisa e a requisição continua em rascunho.

Campos da requisição

Campo	Descrição
Propriedade	Fazenda para a qual a compra será feita.
Título	Nome curto da compra. Aparece nas listagens e nas notificações.
Data de necessidade	Quando os itens precisam estar disponíveis. Serve de referência para os fornecedores e para os filtros da listagem.
Observações	Texto livre, visível na ficha.
Requisitante	Preenchido automaticamente com quem criou a requisição. É quem recebe as notificações de aprovação, rejeição e andamento do pedido.

Itens: catálogo ou texto livre

Cada item da requisição traz uma etiqueta que diz de onde ele veio:

Catálogo — o item foi escolhido entre os tipos de recurso da conta. Nome e unidade vêm do cadastro.
Texto livre — o item foi digitado. Serve para compras eventuais ou para o que ainda não está cadastrado.

Os dois funcionam na comparação de propostas. A diferença é que o item de catálogo é reconhecido automaticamente na leitura das propostas, enquanto o item em texto livre depende da descrição.

Abrir para propostas

Abrir a requisição é o que trava a lista de itens e libera o recebimento de propostas.

Abra a requisição em rascunho e clique em Abrir para propostas, na tela de edição.
Confirme.

O app avisa que os itens ficam travados a partir daqui e não poderão mais ser editados.

A requisição passa para Aberta para propostas, e quem tem permissão para gerenciar propostas recebe uma notificação.

Dica: confira os itens antes de abrir. Se algo estiver errado depois da abertura, o caminho é cancelar a requisição e criar outra.

Anexar uma proposta

Cada fornecedor que cotar a compra entra como uma proposta da requisição. O app lê o documento da proposta e preenche os itens e preços para você conferir.

Abra a requisição e vá até a aba Propostas.
Clique em ⋯ → Anexar proposta.
Escolha o fornecedor.

A lista traz as empresas cadastradas com a categoria Fornecedor.
Anexe o documento.

Clique em Escolher arquivo e selecione a proposta em PDF, JPG ou PNG — pode ser a foto do orçamento.
Confirme.

A proposta entra na aba com a situação Aguardando leitura e, em seguida, Lendo o documento…. Quando a leitura termina, você recebe uma notificação e a proposta passa a Leitura concluída.

Observação: a leitura é feita por inteligência artificial e é uma ajuda, não a palavra final. Nenhuma proposta entra na comparação sem passar pela sua revisão.

Situações da leitura

Situação	O que significa
Aguardando leitura	O documento foi enviado e está na fila.
Lendo o documento…	A leitura está em andamento. Os campos da proposta ficam bloqueados.
Leitura concluída	Os itens e preços foram lidos e aguardam revisão.
Falha na leitura	O documento não pôde ser lido. A proposta mostra o motivo e oferece Reprocessar ou Preencher manualmente.

Revisar uma proposta

A revisão confere o que foi lido contra o que foi pedido. Só uma proposta revisada pode ser escolhida como vencedora.

Na aba Propostas, abra a proposta.
Confira os itens lidos do documento.

Cada item mostra o texto lido (“Lido como: …”), a quantidade, o preço unitário e o total. Corrija o que estiver diferente do documento.
Resolva a correspondência com os itens pedidos.

Ao lado de cada item lido, o app indica se ele foi reconhecido entre os itens da requisição. Use Escolher o item correspondente para apontar o item certo, ou Não corresponde a nenhum item pedido quando o fornecedor cotou algo fora da requisição — esse item fica de fora do total comparável.
Clique em Marcar como revisada.

A primeira proposta revisada leva a requisição para Em aprovação.

Correspondência dos itens

Indicação	O que significa
Item identificado	O app reconheceu o item pedido com segurança.
Confirme o item	Há uma sugestão, mas com pouca certeza. Confirme ou escolha outro.
Item não identificado	O app não encontrou correspondência. Bloqueia a revisão até você resolver à mão.
Escolhido manualmente	Você apontou o item sem seguir sugestão.
Sem catálogo	O item da requisição é texto livre. A comparação segue normalmente pela descrição.

Importante: enquanto houver um item não identificado, o botão Marcar como revisada fica bloqueado e o app avisa “Resolva os itens não identificados antes de marcar a proposta como revisada”.

Quando a leitura falha

Se a proposta ficar em Falha na leitura, você tem duas saídas:

Reprocessar — envia o documento para uma nova leitura.
Preencher manualmente — digita os itens e preços do zero, sem a leitura automática.

Comparar propostas e aprovar

A aba Aprovação coloca as propostas revisadas lado a lado, item por item, e destaca o menor preço de cada um.

Abra a requisição e vá até a aba Aprovação.

A aba só tem conteúdo quando existe ao menos uma proposta revisada. Propostas ainda não revisadas aparecem na lista, mas não podem ser escolhidas.
Escolha a proposta vencedora.

Clique em Aprovar com esta proposta no fornecedor escolhido e confirme. A requisição passa para Aprovada e o pedido de compra é gerado na mesma hora, com os itens e os preços dessa proposta.
Ou rejeite a requisição.

Clique em Rejeitar requisição, informe o motivo da rejeição e confirme. A requisição passa para Rejeitada e nenhum pedido é gerado.

O requisitante recebe uma notificação nos dois casos. Na aprovação, a notificação leva direto ao pedido gerado.

Observação: nesta versão cada requisição tem uma proposta vencedora. Para dividir uma compra entre dois fornecedores, crie uma requisição para cada um.

Cancelar a requisição

O cancelamento descarta a requisição antes da aprovação e é definitivo.

Abra a requisição e clique em ⋯ → Cancelar requisição.
Confirme.

A requisição passa para Cancelada e não pode ser reaberta.

Só é possível cancelar em Rascunho ou Aberta para propostas. Depois que a requisição entra Em aprovação, a decisão é aprovar ou rejeitar.

Consultar uma requisição

A ficha da requisição tem três abas.

Itens

A lista do que foi pedido, com a etiqueta Catálogo ou Texto livre em cada item. Depois da abertura, a lista é somente leitura.

Propostas

Um cartão por fornecedor, com a situação da leitura, o valor total e a indicação Revisão pendente ou Revisada. É daqui que se abre a revisão e se exclui uma proposta anexada por engano.

Aprovação

A comparação de preços e as ações Aprovar com esta proposta e Rejeitar requisição.

Pesquisar e filtrar

Na listagem você tem o seletor de propriedade, a busca e os filtros.

Pesquise.

Clique na lupa e digite o número, o título, um item, a propriedade ou o requisitante.
Filtre.

Clique no ícone de filtros e combine Status, Requisitante e o período da Data de necessidade. Clique em Aplicar.

Cada cartão mostra o número, a situação, o título, a quantidade de itens e a data de necessidade. Na versão web, a listagem também pode ser exibida em modo Tabela.

Editar e excluir

No menu ⋯ da requisição:

Editar — disponível apenas em Rascunho. Depois da abertura, os itens ficam travados.
Excluir — remove a requisição e as propostas anexadas. Disponível para quem tem a permissão de exclusão.

Permissões

O acesso ao módulo é controlado por perfil de usuário, em Perfis de usuário. As permissões de Compras estão divididas em quatro grupos, para separar quem pede de quem aprova o gasto:

Grupo	Permissões
Requisições de compra	Listar, visualizar, criar, editar, excluir e abrir para propostas.
Propostas de compra	Gerenciar propostas: anexar, reprocessar, revisar e excluir.
Aprovação de compra	Comparar e decidir: aprovar com uma proposta ou rejeitar a requisição.
Pedidos de compra	Visualizar e gerenciar os pedidos.

Dica: se na sua operação a mesma pessoa monta a requisição e aprova a compra, conceda os dois grupos ao mesmo perfil.

Notificações

O módulo avisa as pessoas certas em cada etapa:

Quando	Quem recebe
Uma requisição é aberta para propostas	Quem pode gerenciar propostas.
A leitura de uma proposta termina, com sucesso ou falha	Quem anexou a proposta.
A requisição é aprovada ou rejeitada	O requisitante. Na aprovação, a notificação abre o pedido gerado.
O pedido muda de situação	O requisitante e quem gerencia pedidos.

Você controla o recebimento em Preferências de notificação.